Biblioteca de la Universidad Nebrija

Las bibliotecas son puentes que facilitan el acceso a contenidos, la generación de conocimiento, la autoformación, el entretenimiento y el encuentro de las personas. Esta conjunción de funciones, sumado a la rápida evolución de la sociedad y de la tecnología, las sitúa en una constante adaptación de los servicios bibliotecarios y herramientas para no perder la conexión con las personas. Como empresa desarrolladora de software, facilitamos el cambio y la evolución tecnológica tras escuchar, valorar y aprender de las necesidades de las bibliotecas con respecto a su Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria (SIGB). El caso de estudio de la Biblioteca de la Universidad Nebrija nos gusta especialmente por su diseño, innovación y colaboración.

Las principales preocupaciones de la Biblioteca de la Universidad Nebrija con respecto a su anterior SIGB eran el mantenimiento de los servicios automatizados de gestión del catálogo, la relación con los proveedores y la circulación de la colección. Además, se sentía limitada en la exploración y desarrollo de nuevos escenarios que la permitieran prestar sus servicios de manera más eficiente en cuanto a la optimización de tiempos, esfuerzos y tareas. Es por eso por lo que la biblioteca universitaria buscaba nuevas soluciones que la facilitaran lograr sus objetivos de conectar con las personas y trabajar de manera más eficiente. Y, tras barajar varias opciones, AbsysNet fue el SIGB mejor posicionado para la consecución de dichos objetivos y seleccionado para automatizar todos los procesos bibliotecarios.

El funcionamiento de AbsysNet abría a la Biblioteca de la Universidad Nebrija un nuevo horizonte a través del cual trabajar en una solución modular integrada y adaptada a la biblioteca. Además, al tratarse de una solución 100 % web, facilitaba su acceso desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Estas fueron algunas de las principales características que atrajeron tanto al personal bibliotecario como al personal informático de la Universidad Nebrija.

«Nos gustó la solución modular que AbsysNet ofrecía y la forma en que estos módulos se interrelacionan: no había que usar todos ellos, pero estaban interconectados y su disposición y arquitectura visual y operativa dentro de la aplicación los revestía de una homogeneidad muy de agradecer. No se tenía en ningún momento la impresión de trabajar con una solución deslavazada o compuesta de partes mal integradas: al revés. Era, por tanto, una feliz suerte de unidad en la diversidad.»

Ahora bien, todo cambio supone un reto que afrontar y una ruptura con lo anterior. Es algo que tenemos muy presente en Baratz y que transmitimos a la Biblioteca de la Universidad Nebrija, para la cual la principal dificultad fue la adaptación a un sistema y a una arquitectura descentralizada.

«La parametrización del sistema —primer paso tras la instalación en servidor de la aplicación— nos dio muchos quebraderos de cabeza porque suponía entender muy bien los conceptos y condiciones que maneja la estructura y el modus operandi de AbsysNet.»

Desde Baratz, y conscientes de la problemática, hicimos un seguimiento y apoyo constante para solventar todas las dudas y dificultades inherentes al cambio desde el primer momento. Era un trabajo que debíamos hacer en equipo y colaborando mutuamente para que la biblioteca entendiera el SIGB y para que Baratz encontrara soluciones a las diferentes necesidades de la biblioteca. Acompañamiento tecnológico y conceptual que se mantiene con el paso del tiempo a través de nuestros equipos de soporte, implantaciones y formación, y a través de jornadas profesionales en las cuales reunimos a todas las bibliotecas universitarias que utilizan AbsysNet (Jornadas Rueca).

«Baratz nos ayudó desde el principio poniendo todo su conocimiento y apoyo a nuestro servicio, tanto en las reuniones previas a la adquisición de AbsysNet como durante todo el proceso de instalación, configuración y parametrización. Además del apoyo de las personas de Baratz que entonces estuvieron a nuestro lado de forma más directa, tuvimos al lado al Servicio de Soporte de Baratz que, desde entonces y hasta hoy mismo, no nos ha fallado nunca. También nos ayudaron las formaciones generales y específicas que Baratz puso a nuestra disposición: en Baratz hay espléndidos formadores y nos ayudaron a entender el modo de funcionamiento de la aplicación, tanto para usuarios profesionales como para administradores.»

Una vez dada la forma al funcionamiento y al trabajo de la biblioteca a través de AbsysNet, la Biblioteca de la Universidad Nebrija pudo sacar la ventaja competitiva buscada al poder afrontar su trabajo diario valiéndose de unos procedimientos y métodos con más posibilidades. Además, el SIGB facilitó que las personas usuarias finales pudieran interactuar más estrechamente con la biblioteca a través del catálogo gracias a tener un perfil de lector con el que gestionar servicios como peticiones de préstamo, reservas, renovaciones, creación de listas, etc.

«Teníamos posibilidad de hacer más cosas y dar servicios que antes no podíamos dar, y hacerlo con un grado de mayor complejidad en la visión de unos resultados más exigentes. AbsysNet nos ha permitido acometer más proyectos y hacer más cosas, gracias a sus posibilidades en el terreno de la gestión documental y a la cantidad de servicios y herramientas que, progresivamente y durante estos años, ha ido perfeccionando y añadiendo.»

Otro punto a destacar de la evolución del Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria es que facilitó a la biblioteca universitaria tener un canal de comunicación mediante una misma interfaz gráfica integrada en el sitio web de la Universidad Nebrija, lo cual originó un escaparate único para mostrar su cartera de servicios, facilitar su visibilidad y propiciar una visión global de la biblioteca como servicio de la universidad.

«El hecho de tener un espacio web propio, que aunaba el catálogo con la información general del resto de servicios, incluyendo la extensión cultural y la oferta formativa, nos permitió afianzar la Biblioteca y dotarlo de una personalidad propia en el conjunto de la Universidad. El Catálogo-OPAC ~ Web Portal —como nosotros nos referimos al OPAC, y esta denominación se explica sola— se convirtió en el referente del servicio para el usuario final o lector.»

Para Baratz ha sido muy gratificante trabajar junto a la Biblioteca de la Universidad Nebrija desde el primer momento. Detectar necesidades, compartir ideas y encontrar soluciones hace que la colaboración entre empresa-cliente dé los frutos esperados para sacar el máximo provecho de AbsysNet, trabajar más eficientemente y hacer llegar más fácilmente los servicios y colecciones de la biblioteca a las personas.

«Recomendaríamos AbsysNet a otras bibliotecas, tanto por la cantidad de prestaciones que permiten resolver las tareas de gestión documental y servicios a usuarios más tradicionales —y también más novedosas—, como por la posibilidad de adaptar estas a las necesidades de cada centro y utilizar solo las que más convengan. También por las facilidades de un entorno de trabajo atractivo y bastante intuitivo para el bibliotecario, así como por la facilidad de adaptar prestaciones técnicas y modos de funcionamiento de la aplicación a los propios modos de trabajo y necesidades de los centros.

Actualmente, la nueva generación de OPACs desarrollada por Baratz genera un entorno de usuario muy cómodo y atractivo, totalmente adaptado a las últimas tendencias y avances en cuanto a navegación, visibilidad y usabilidad web, por lo que la parte de catálogo y servicios online hacia el usuario final, también es muy acertada.

Por último, trabajar con una aplicación tan compleja como AbsysNet implica tener cerca un equipo profesional y técnico que, por parte de Baratz, siempre nos ha respondido. Tanto en lo referente a la actualización de versiones, desarrollo de proyectos y cambios en la configuración, como en lo tocante a los problemas del día a día para los que, en un momento determinado, se necesita un técnico a mano, AbsysNet es un producto para el que se garantiza un soporte y una atención de primera.»