Archivo electrónico único: reto y oportunidad para los Archivos y sus profesionales

• La gestión del documento y del expediente electrónico, y la implementación del archivo electrónico único, suponen un cambio de paradigma y una transformación sin precedentes.
• Existen distintas realidades y velocidades dentro de la Administración pública, pero todas ellas persiguen una serie de retos comunes para la puesta en marcha del archivo electrónico único.
• El archivo electrónico es un hito para la Administración ya que adapta las organizaciones públicas a los nuevos tiempos con una mejora de eficiencia.

«La gestión del documento y del expediente electrónico y la implementación del archivo electrónico único suponen un cambio de paradigma y una transformación sin precedentes. Pero también una gran oportunidad de cambio y de evolución para los Archivos y sus profesionales». La Federación Andaluza de Municipios y Provincias (FAMP) ha organizado, en colaboración con Baratz y la Asociación Andaluza de Archiveros, el webinar «La Administración municipal y provincial ante el reto del archivo electrónico», dirigido a responsables políticos y personal técnico de las entidades locales, que ha contado con la presencia de unas 200 personas, no sólo de la administración andaluza, sino que entre ellas, se encontraban más de una veintena de distintas comunidades autónomas de España.

En este evento en línea salieron a relucir las distintas realidades de las diferentes administraciones municipales y provinciales ante el inminente reto de la implantación del archivo electrónico. Procesos tediosos, dificultades administrativas e incluso lagunas en procedimientos hacen complicado llegar a tiempo a la prórroga dada por el Gobierno para que toda la administración pública se dote de un archivo electrónico único y cumpla así con la Ley 39 y 40/2015.

La entrada en vigor de la Ley 39/2015 de 1 de octubre, de procedimiento administrativo común de las Administraciones Públicas y de la Ley 40/2015 de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público, sistematizan toda la regulación relativa al procedimiento administrativo, clarificando e integrando el contenido de las leyes 30/1992, de 26 de noviembre y 11/2007, de 22 de junio, profundizando en la agilización de los procedimientos con un pleno funcionamiento electrónico. El próximo 2 de abril de 2021 se cumple el plazo para que toda la administración pública cumpla con la ley 39 y 40/2015 y se dote de un archivo electrónico único. [Federación Andaluza de Municipios y Provincias: La modernización de los Archivos electrónicos municipales andaluces centra una jornada de la FAMP]

A las distintas realidades se suman las distintas velocidades para llegar a la meta. Mientras unas administraciones se encuentran en el proceso de definición de los pasos a dar, otras administraciones están en el proceso de migración, implantación o configuración de programas informáticos, como Albalá 7. «Parece que estamos en la recta final del archivo electrónico, pero realmente nos encontramos en el inicio de esta travesía. Se necesita una transición y, claramente, una convivencia entre lo físico y lo digital», ha comentado Fran Dodero, Director del Área de Archivos / ECM en Baratz.

Las administraciones públicas están obligadas a tramitar sus expedientes y actos administrativos de manera electrónica y a relacionarse con los ciudadanos y con las otras administraciones de manera digital, «asegurando la autenticidad, integridad, confidencialidad, acceso y conservación de los documentos administrativos, así como la interoperabilidad y la seguridad de los sistemas y de las soluciones adoptadas por cada una de ellas». [Europa Press: La modernización de los archivos electrónicos municipales andaluces centra una jornada de la FAMP]

Pero no todo van a ser diferencias entre administraciones, ya que persiguen una serie de retos comunes ante la puesta en marcha del archivo electrónico único. Retos como la gestión integral de los Archivos (colección física y electrónica), la aplicación efectiva de un plan de gestión del cambio administrativo y documental y el desarrollo de un plan de preservación. Camino que no deben recorrer solas, sino que deben estar acompañadas de equipos multidisciplinares que aporten recursos en los procesos de implantación.

Teresa Muela, secretaria general de la FAMP, ha destacado que «las corporaciones locales tienen que disponer de sistemas de gestión documental con el fin de controlar de forma eficiente y sistemática todo el ciclo de vida de los documentos. La gestión documental es un elemento esencial de transparencia de los gobiernos puesto que permite conocer su documentación, el régimen de acceso que tienen asignado los documentos y la trazabilidad de todas las acciones. De este modo, la gestión de documentos aporta una garantía de control que la ciudadanía puede ejercer sobre las administraciones públicas y el patrimonio documental».

Por otro lado, Juan Repiso, Director General de Baratz, ha señalado que «el archivo electrónico es un hito para la Administración ya que adapta las organizaciones públicas a los nuevos tiempos con una mejora de eficiencia. Este forma parte de una metamorfosis digital donde la gestión del documento electrónico supone un gran cambio de paradigma tanto para el Archivo como para su profesional».