Biblioteca del Instituto Nacional de Administración Pública (INAP)

Contar con un Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria confiable y actualizado es fundamental para que las bibliotecas puedan gestionar eficientemente sus colecciones y servicios. En ocasiones, debido a la falta de conocimiento sobre las soluciones de gestión bibliotecaria disponibles en el mercado o a la falta de tiempo para embarcarse en un proyecto de implementación o migración, las bibliotecas se vuelven obsoletas, lo que afecta negativamente a sus servicios y a la comunidad a la que sirven. El caso de estudio de la Biblioteca del Instituto Nacional de Administración Pública (INAP) resulta especialmente interesante, ya que demuestra cómo una actualización tecnológica ha revitalizado su servicio y ha permitido que desempeñe el papel principal que le corresponde dentro de la organización.

La Biblioteca del INAP contaba con una solución de gestión bibliotecaria obsoleta y sin posibilidad de actualización o mantenimiento. Otro inconveniente que afectaba negativamente era la falta de implementación del formato MARC, el cual habría permitido codificar, transmitir y almacenar la información bibliográfica y otra información relacionada de manera legible por las máquinas, facilitando su uso automatizado en sistemas de catalogación y búsqueda. El verdadero desafío para la Biblioteca del INAP era encontrar un Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria que ofreciera una variedad de funcionalidades actualizadas y servicios que satisfacieran sus necesidades para gestionar y visibilizar la biblioteca de manera eficaz y eficiente, además de contar con una empresa de confianza que la acompañara en todo momento.

«Contar con un SIGB que tuviera formato MARC, además de muchos otros servicios, era imprescindible para intercambiar información con el resto de bibliotecas y con las de la Administración General del Estado, a la cual pertenece la Biblioteca del INAP.»

Dado el conocimiento previo de la empresa Baratz y su programa de gestión bibliotecaria, el personal bibliotecario determinó que AbsysNet era el sistema más apropiado para una biblioteca especializada como la del Instituto Nacional de Administración Pública. Contar con un Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria como AbsysNet garantizaba poder ofrecer todos los servicios requeridos tanto en el presente como en el futuro. Además, el hecho de que este programa estuviera implantado en otras bibliotecas de la Administración General del Estado le añadía valor debido a su experiencia y uso mayoritario en las bibliotecas especializadas del sector público.

«AbsysNet nos parecía la mejor opción debido a su amplia implantación, experiencia, facilidad de uso y el apoyo y soporte técnico que ofrece. Nuestra biblioteca cuenta con un personal limitado, por lo que necesitábamos que el SIGB contara con un respaldo y asistencia sólidos por parte de la empresa proveedora. Esto nos brindaba seguridad y nos liberaba de tareas que, de otra manera, no podríamos haber llevado a cabo.»

La principal dificultad al realizar la transición entre el anterior SIGB y AbsysNet fue la extracción e importación de la base de datos. Debido a la falta de un formato normalizado, solo la empresa propietaria del sistema a reemplazar podía llevar a cabo dicha exportación, lo que retrasaba la implementación de AbsysNet. Después de varias conversaciones entre Baratz y la empresa propietaria del software bibliotecario a reemplazar, se logró extraer toda la información generada por la biblioteca en un formato etiquetado con el que finalmente se pudo trabajar y empezar con el proceso de migración.

«Baratz se ofreció y contactó con la empresa propietaria para obtener la base de datos. Esto resultaba primordial, ya que de lo contrario no habríamos podido cambiar de sistema de gestión bibliotecaria, y nos habríamos visto limitados por un sistema obsoleto que ya no nos resultaba útil, restringiendo nuestra capacidad de ofrecer una mayor calidad en la difusión de información y servicios a nuestros usuarios.»

Baratz colaboró estrechamente con la Biblioteca del INAP en la implementación de AbsysNet, su parametrización y configuración personalizada, y en el proceso de formación de todo el personal de biblioteca. Tras ello, se comenzó el proceso de adaptación de sus servicios asociados, con el objetivo de permitir al personal bibliotecario aprovechar al máximo la herramienta. Esta implementación ha generado cambios tanto en los servicios ofrecidos a la comunidad de la biblioteca como en la integración con otras redes bibliotecarias, como Hispana y Europeana. Además, ha brindado la oportunidad de realizar préstamos digitales a través de un proyecto de digitalización de monografías del fondo antiguo, así como difundir la colección mediante boletines.

Por otra parte, en el nuevo diseño del opac se ha incorporado la posibilidad de resaltar noticias de la biblioteca, destacar recomendaciones bibliográficas en carruseles con las cubiertas de los libros a través del servicio Covers by Absys, e incluir material relacionado con oposiciones. Esto resulta especialmente relevante para la comunidad de la Biblioteca del INAP debido al carácter de la propia institución.

«La Biblioteca del INAP se ha transformado en una biblioteca más accesible y acogedora, al mismo tiempo que se ha vuelto más moderna y digital, brindando a su comunidad mejores servicios a través del opac. De manera personalizada, hemos mejorado el servicio de préstamo presencial, préstamos digitales, reservas, búsquedas, solicitudes de libros y más. Estamos completamente abiertos a satisfacer todas las necesidades de nuestra comunidad, tanto en persona como de manera digital. Recomendaría AbsysNet a todas las bibliotecas especializadas con características similares al INAP, ya que ofrece todo lo que una biblioteca de este tipo podría necesitar.»

El proyecto de la Biblioteca del INAP ha sido de suma importancia para Baratz. La estrecha colaboración con la biblioteca y su personal en la implementación de AbsysNet ha demostrado la experiencia y compromiso de la empresa en el ámbito de la gestión bibliotecaria. La mejora en los servicios ofrecidos y la integración con otras redes bibliotecarias refuerzan la vitalidad y visibilidad de la biblioteca, así como la posición de Baratz como proveedor confiable y vanguardista en el sector. Además, la capacidad de adaptarse a las necesidades específicas de la Biblioteca del INAP y proporcionar un soporte técnico sólido deja patente la dedicación de Baratz para garantizar el éxito del proyecto.