El Centro de Documentación Europea de la Comunidad de Madrid apuesta por las soluciones Baratz para su evolución en la gestión documental

El Centro de Documentación Europea de la Comunidad de Madrid ha finalizado recientemente la implantación de su nuevo entorno de gestión documental con el acceso a sus Servicios en línea del Centro de Documentación Europea. Este escenario supone una evolución de su antiguo sistema a una solución tecnológica integrada que se sustenta completamente en las aplicaciones de Baratz: BKM, AbsysNet y MediaSearch.

El Centro de Documentación Europea de la Comunidad de Madrid, creado en 1988, adscrito a la Consejería de Presidencia, está especializado en ofrecer información especializada sobre la Unión Europea al público general, estudiantes, profesionales e investigadores.

El Centro está orientado a servir de punto central de recepción y difusión de toda la información relacionada con los asuntos comunitarios. Su objetivo es ser un centro proactivo que acerque la Unión Europea al ciudadano a través de los servicios que presta, tanto de forma física como a través de la web.

La solución implantada se gestiona de forma integrada con las aplicaciones de Baratz: BKM para la gestión de las bases de datos documentales, AbsysNet para el ámbito bibliográfico (con acceso directo al opac). Este sistema de producción tiene su integración y publicación desde una «caja única» en el entorno que proporciona MediaSearch.

MediaSearch se encarga de recolectar la información, tanto textual como digital, desde el entorno documental (BKM) y desde el bibliográfico (AbsysNet). Posteriormente, desde una interfaz sencilla y agradable, se ofrece el acceso en línea al conjunto de la información generada por el Centro de Documentación Europea. Bien desde las colecciones destacadas (Catálogo bibliográfico, Legislación europea o Programas y convocatorias de financiación europea) o desde un acceso conjunto.

De los Servicios en línea del Centro de Documentación Europea cabe destacar el sistema de suscripción de alertas desarrollado. Gracias a él se ofrece se ofrece a cualquier persona u organización un servicio de alerta online por perfiles temáticos seleccionados por los usuarios, el cual permite recibir las novedades en legislación europea, las transposiciones de las directivas europeas a la legislación española, referencias de novedades bibliográficas, convocatorias y programas europeos de financiación, y otras informaciones.

El usuario, una vez que se da de alta, recibe semanalmente en su correo electrónico (diariamente en el caso de las convocatorias de financiación) la información relativa a las áreas de interés y las fuentes de información que haya seleccionado.

El proyecto llevado a cabo ha sido fruto de la colaboración entre los responsables del Centro de Documentación y los de Baratz, fundamentado en los conceptos y en los requerimientos planificados en las bases del proyecto:

• Optimización y modernización de la presentación de las aplicaciones, diseño de las interfaces de salida web de las bases de datos y servicios online del CDE. Adaptación del diseño a la imagen corporativa del Centro de Documentación Europea.
• Gestión de las distintas bases de datos: Legislación, Convocatorias, Bibliográfica, etc. tanto en su información textual como digital. Flexibilidad de generar nuevos entornos documentales, así como la remodelación continua de su diseño.
• Además de la migración habitual de los datos provenientes del antiguo sistema a las nuevas aplicaciones, la solución permite, a través de rutinas informáticas, alimentar e importar automáticamente registros y objetos digitales desde entornos externos: Eurlex (base de datos europea de legislación), EUBookshop y Centro de Documentación Europea de Valencia…
• Servicio de alertas. Este servicio es primordial en la solución global. Permite que el administrador defina los perfiles de alerta a los que el usuario se puede suscribir y que tenga control sobre la periodicidad de los envíos. Se crean perfiles de alertas y se incluyen en el paquete que se ofrece al usuario para que elija la información que quiere recibir en cualquier momento, fácilmente y sin ayuda de los responsables.
• Existen más de 40 áreas temáticas ya definidas que se proponen al usuario, y que se actualizan periódicamente: semanal o diariamente. El usuario solo recibe información de lo que está suscrito.
• Gestión integral de usuarios: internos de préstamo, del servicio de alerta, etc. Algunos de estos usuarios deben poder darse de alta y baja online en el servicio de alerta sin intervención de los responsables, aunque estos pueden dar altas y bajas y hacer modificaciones en los perfiles de usuario como administradores.
• Interfaz única que permita al usuario darse de alta desde un mismo sitio en el Servicio de Alerta y en los servicios de suscripción Boletín Madrid Europa Conectados y resumen de prensa.

Desde Baratz nos gustaría destacar la colaboración entre equipos y el esfuerzo técnico de dicho proyecto por su envergadura y gran número de prestaciones y servicios. Mejoras que han hecho, por un lado, evolucionar las aplicaciones de la empresa para adecuarse y satisfacer las necesidades de la solución, y, por otro lado, que surjan nuevos planteamientos y necesidades que tendrán efecto en próximas fases. 

Sobre Baratz:

Baratz, empresa líder en el sector de la innovación documental con sede en Madrid, ofrece soluciones avanzadas en el campo de la gestión de Bibliotecas y Archivos, y en la gestión del conocimiento en España, Europa e Iberoamérica. Con más de 30 años de experiencia y especialización en el sector, Baratz lleva a cabo políticas de innovación permanente que responden a un compromiso adquirido de calidad y desarrollo tecnológico. Realiza su actividad en torno a cinco líneas de negocio principales, cimentadas en la implantación de soluciones software de desarrollo propio y en los servicios profesionales: soluciones para Bibliotecas (AbsysNet, AbsysNet Express, AbsysNet Edu), soluciones para Archivos (Albalá), soluciones para la búsqueda (MediaSearch), Informática Documental-ECM (BKM) y servicios profesionales de gestión documental (SGD). Más de 300 entidades de 30 países confían en Baratz.

Sobre el Centro de Documentación Europea de la Comunidad de Madrid:

El Centro de Documentación Europea de la Comunidad de Madrid, creado en 1988, adscrito a la Consejería de Presidencia, está especializado en ofrecer información especializada sobre la Unión Europea al público general, estudiantes, profesionales e investigadores. El Centro está orientado a servir de punto central de recepción y difusión de toda la información relacionada con los asuntos comunitarios. Su objetivo es ser un centro proactivo que acerque la Unión Europea al ciudadano a través de los servicios que presta, tanto de forma física como a través de la web https://www.comunidad.madrid/servicios/madrid-mundo