Red de Bibliotecas Públicas de la Comunidad de Madrid

El catálogo en línea de una biblioteca es fundamental para explorar sus colecciones y servicios bibliotecarios. Muchas administraciones, universidades e instituciones especializadas optan por integrar sus bibliotecas en un catálogo colectivo para compartir recursos y trabajar de manera unificada y eficiente. El caso de estudio de la Red de Bibliotecas Públicas de la Comunidad de Madrid es especialmente interesante debido al éxito en la integración de sus bibliotecas en un catálogo único, lo que ha mejorado significativamente la accesibilidad a las colecciones y servicios a la ciudadanía y optimizado la gestión de sus recursos bibliotecarios.

La integración de las pequeñas bibliotecas rurales y las grandes redes de bibliotecas urbanas en una solución única fue la principal preocupación de la Comunidad de Madrid. Cada biblioteca tenía su propio sistema de gestión bibliotecaria, lo que dificultaba la cooperación técnica entre ellas y limitaba el acceso a los servicios bibliotecarios a personas de diferentes localidades. El verdadero desafío era integrar cada uno de dichos sistemas bibliotecarios a través de la tecnología, y utilizarla como una herramienta eficiente para ofrecer servicios a la ciudadanía. Para lograrlo, se requería de un enfoque cooperativo y técnico que pudiera beneficiar a todos los participantes. Así, la implementación de una solución de gestión bibliotecaria, como AbsysNet, permitiría la extensión de servicios a la ciudadanía a través de un catálogo colectivo único y, al mismo tiempo, impulsaría la cooperación técnica entre las bibliotecas para lograr una gestión eficiente de los recursos bibliotecarios.

«El sistema de gestión debía permitir el trabajo en red y cumplir con los requisitos funcionales, siendo valorado especialmente un uso intuitivo y amigable para el elevado número de bibliotecarios que trabajarían con él. Esto era especialmente importante para aquellos que provenían de sistemas de otros proveedores tecnológicos, la mayoría de los municipios más pequeños con menos recursos humanos y mayores exigencias de atención a los servicios».

La Comunidad de Madrid era consciente de que tendría que enfrentar una serie de dificultades en el proceso de integración, además de explicar las ventajas y beneficios de la misma a las bibliotecas participantes en un corto periodo de tiempo. La principal dificultad radicaba en el volumen y la complejidad de la información a integrar, especialmente en la de los registros de lectores, que presentaba un alto número de duplicados que debían ser depurados. En cuanto a los registros bibliográficos, era necesario incorporar información que enriqueciera los registros del catálogo anfitrión. En ambos casos, se debía asegurar la consistencia y fiabilidad de los datos.

En la elección de Baratz como colaborador tecnológico del proyecto de integración se tuvo en cuenta su experiencia en proyectos similares en otras comunidades autónomas, lo que permitió trabajar conjuntamente en el estudio de las necesidades y requisitos específicos de los sistemas que serían integrados en el catálogo colectivo. El objetivo era adaptar el proceso de integración a las particularidades de cada sistema, tanto en términos de información bibliográfica como de usuarios. 

Baratz trabajó conjuntamente con la Comunidad de Madrid para comunicar los procesos de integración a las primeras bibliotecas participantes. Se estudiaron soluciones para facilitar tanto la integración como el trabajo en el nuevo catálogo colectivo. Además, se mejoraron y depuraron los procesos de integración, con el objetivo de detectar duplicados y normalizar el catálogo. Se conservaron elementos en el OPAC para ofrecer personalización dentro del sistema común. En paralelo, se colaboró con los servicios informáticos de la Comunidad de Madrid para mejorar servicios desatendidos, como la obtención de estadísticas y la emisión de comunicaciones a los lectores a través de SMS y correo electrónico.

«Conforme avanzaba el proyecto, se diseñaron procesos de depuración en la base de datos y se adaptaron los procesos para abordar cuestiones específicas que surgían, como la integración de las bibliotecas de la red del Ayuntamiento de Madrid, que por su número, más de una treintena, y por estar ubicadas en el mismo ámbito geográfico que la red gestionada por la Comunidad de Madrid, presentaban cuestiones específicas. También se trabajó en la integración de los municipios más pequeños, que provenían de bases de datos menos normalizadas». 

Gracias a este proceso, la Red de Bibliotecas Públicas de la Comunidad de Madrid ha quedado vertebrada y en mayor contacto, lo que ha hecho que sea mucho más eficiente en trabajos como la catalogación, ya que se ha abordado de forma cooperativa sin duplicar esfuerzos, lo que ha permitido atender a otras cuestiones bibliotecarias. Se han establecido grupos de trabajo que abordan nuevas líneas de trabajo en cuestiones de normalización bibliográfica y servicios a ofrecer a través del catálogo en línea, y se han realizado trabajos de depuración y mejora del catálogo. Pero sobre todo, se han podido implementar nuevos servicios dirigidos a la ciudadanía y se ha mejorado la obtención de estadísticas solicitadas a las bibliotecas. En líneas generales, los datos de los servicios, como el préstamo intercentros o las visitas al catálogo web, evidencian una clara respuesta positiva por parte de los lectores.

«El resultado más importante es que ahora se ofrece un carné único que abre la puerta a todos los servicios bibliotecarios de la región. Pero lo más destacado es la mejora en el acceso a la oferta digital de la Comunidad de Madrid a través de eBiblio Madrid, y la implementación del servicio de préstamo intercentros que permite devolver los libros en cualquier punto de la red y solicitar libros de otras bibliotecas».

La Red de Bibliotecas Públicas de la Comunidad de Madrid ha logrado avances significativos, no solo en términos de mejorar la comunicación y el contacto interno, sino también en la definición, uso y mejora de procedimientos para trabajar sobre el sistema común. Un aspecto fundamental es que todos los miembros de la red, independientemente de sus recursos y tamaño, utilizan el mismo sistema, lo que garantiza que estén al día con los cambios y mejoras que se desarrollen. Además, se han puesto a disposición todos los elementos del sistema, como el web service, que permite la autenticación de usuarios para que puedan acceder a la identificación de conexiones inalámbricas y sistemas de asignación de puestos de internet. Se ha enriquecido la información de los registros con información externa, como la lectura de las primeras páginas de las obras o comentarios y otros elementos, que están disponibles para todas las bibliotecas del sistema. En conclusión, se ha logrado un sistema más equilibrado e inclusivo al integrar a todos los centros, incluso a pequeños municipios con centros de lectura, mediante la implementación de soluciones simplificadas.

«La cuestión fundamental para bibliotecas y redes que decidan emprender proyectos de este tipo es que estudien sus necesidades y la base a partir de la cual quieren avanzar. Es muy importante contar con un proveedor que garantice la evolución y el soporte en el sistema y que esté atento a los cambios del sector y de los servicios, así como de sus clientes y de la propia red en la que actualmente se desarrollan los servicios. La atención al cliente y la mejora de las funcionalidades y garantía de evolución del sistema son fundamentales».

En Baratz, nos hemos esforzado durante más de treinta años para convertirnos en un proveedor de confianza. Aunque creemos haber alcanzado este objetivo, seguimos trabajando arduamente cada día para superar nuestras expectativas y ofrecer un servicio aún mejor.